上司への報連相で気をつけたいこと
発売日になった瞬間、ポケモンの新作を購入した井木組採用担当の髙原です。
#髙原大河は
#ダイパキッズになりました
多分、ムリだと思いますが1日〇時間みたいな感じで時間を決めてゲームをしないと来年4月の新入社員が入るより先にポケモンマスターになってしまうと思ってる今日この頃でございます。
さて、そんなこんなで今日の本題。
これは髙原しらべによると、上司が部下に対し感じるストレスの№1は「コミュニケーション」だそうです。
自分の業務+部下の教育を時間をやりくりしながら仕事をしているなか、精度の低い報連相をされてイラついてしまうんですね汗
そ・こ・で!!
今回は新入社員・若手社員向けに報連相をする際に抑えておきたい2つのことをまとめましたので是非ご一読ください^^
①時間・タイミング
報連相を行う時は必ず上司の状況を確認するようにしましょう。電話をしてる時、忙しそうにしてる時に報連相をしても多くのタスクをこなしてる上司に取り合ってもらえない可能性が出てくるからです。
比較的取り合ってもらえそうだと感じたら上司に「○○の件で(報告・連絡・相談)したい事があるのでお時間△△分いただいてもよろしいでしょうか」と自分の要件と、相手にお願いする拘束時間を伝えるようにすれば、重要度や緊急度に応じて上司が今対応すべきなのかどうかを判断することが出来ます。
いくら上司とて人間ですので、時間に追われ精神的余裕がなくなってしまうとカリカリしてしまいます。
そんな状態の上司に対する配慮は怠らないようにしましょう。
②報連相の注意点
報連相をする際は要点をわかり易く伝えましょう。
例)クレームをいただいた場合
結論:
○○社からクレームを頂きましたので今後の対応を相談させてください。
経緯:
当社が発送した商品に対し「欠陥があって利用後すぐ故障した」と昨日お電話いただきました。
原因:
お電話ベースでの連絡なのでなぜ故障したのか、そもそも故障しているのか原因はわかりません。
今後の対応案の提示:
謝罪アポにあわせて原因チェック。商品にトラブルがあった場合はその場で新品と交換させていただいてもよろしいでしょうか?
「クレームを頂いたんですけどどうしたらいいですか?」みたいな報告をしてしまうと原因もわからなければ今後の対応を1から上司が考えないといけないのでとても上司に労力がかかってしまいます。ですので、端的に要点を話すことは意識しておいた方がイイでしょう。
慣れないうちは報連相したい事の「結論+5W1H」を紙にメモった後に報連相してあげると良いかもしれないですね!
いかがでしたでしょうか?
上司がイラつく瞬間って「仕事ができない」よりも「会話が出来ない」の方が圧倒的に多いんです。
結局なにがいいたいの?とか今忙しいから後にして!!とか冷たく突っぱねられないように部下や新人も思いやりある報連相を心がけてみてはいかがでしょうか?